Onboarding de empleados

¿Qué es el onboarding de nuevos empleados?

Esta palabra fue creada por primera vez en la década de 1970 y se refiere al mecanismo a través del cual los nuevos empleados adquieren los conocimientos, habilidades y comportamientos necesarios para convertirse en miembros e integrantes de la organización de una forma eficaz.

Un buen plan de selección debe contemplar una fase de post-selección o de incorporación. Se trata de gestionar, de forma previa, los pasos a seguir una vez sean seleccionado el/los candidatos y así asegurar el correcto onboarding de los nuevos empleados.

La fase de incorporación es clave para la experiencia del empleado. No solo debemos tener en cuenta la presentación de este, sino su desarrollo en las primeras semanas de trabajo. Si no existe un proceso adecuado, que asegure la confianza y motivación del trabajador, es muy probable que éste se replantee su decisión.

Según los últimos estudios, un 20% de los nuevos empleados abandonan su puesto antes de cumplir dos meses en la empresa. Esta relación muestra que uno de los factores críticos para reducir la rotación de nuevos empleados, es la existencia de un plan sólido de onboarding (Fuente).

Pero ¿Qué factores garantizan o son determinantes para una positiva incorporación del nuevo empleado?

1. Eficiencia de las tareas administrativas relativas a la nueva contratación. 

Las nuevas incorporaciones suponen un complejo proceso administrativo de formalización. Se trata de un conjunto extenso de documentos a rellenar por parte del empleado.

Es recomendable solicitar esta información de forma previa a la incorporación. De esta manera el empleado dispondrá de mayor tiempo y tranquilidad para completarlos; Estando listo para comenzar desde el primer día.

2. Preparación del puesto y material de trabajo.

Es clave que, en el momento de la incorporación, el nuevo empleado disponga de todo el material necesario para llevar a cabo sus tareas. Hablamos de equipos, material de oficina, suministros, cuentas informáticas, uniformes, etc.

La empresa debe asegurarse de que el pedido se efectúa y todo funciona correctamente antes del primer día de trabajo del empleado. Todo debe estar listo para que el trabajador pueda desarrollar cómodamente sus tareas desde el primer instante

3. Información acerca de la política de empresa.

Antes de la incorporación, es importante que el trabajador ya conozca los principales valores y políticas de la compañía. Esto facilita que el nuevo empleado comience en sintonía con la empresa desde el primer momento.

Algunos de los puntos que no se pueden olvidar son: horarios, vacaciones, código de vestimenta, beneficios de empresa, etc.

4. Tour por la empresa o sede de trabajo.

Es importante que el trabajador se sienta acompañado desde el primer instante. Realizar una visita guiada por el espacio de trabajo y las zonas comunes ayudará a que este se familiarice y se sienta acogido.

5. Presentación del equipo de trabajo y superiores.

El nuevo empleado debe conocer desde su incorporación a los integrantes de su equipo de trabajo, así como el resto de las personas con las que mantendrá relación. Estas reuniones de presentación dependen del tamaño y estructura de cada empresa, pero algunas recomendaciones son:

• En primer lugar, mantener una reunión con RRHH. Se trata del departamento vínculo del trabajador con la empresa. Además, este podrá plantear todas las preguntas y posibles dudas de su contratación.
• Si es posible, organizar una reunión con el CEO u otros directivos de la compañía.
• Reunión con el supervisor directo del nuevo empleado. Una primera toma de contacto en la que establecer expectativas mutuas.
• Por último, mantener un encuentro con el resto de miembros que forman parte de su equipo de trabajo. Es recomendable una reunión informal, con la que comenzar a construir un vínculo personal entre los trabajadores.

6. Establecer expectativas de trabajo.

Que el empleado conozca sus objetivos y responsabilidades laborales desde el primer momento, facilita una incorporación directa y fluida.

Es importante comenzar con una introducción genérica de los objetivos de la empresa hacia el departamento en cuestión y el rol específico del nuevo empleado. De esta forma, la empresa marca desde un primer momento la importancia de este.

Es recomendable que la reunión se desarrolle proyectando confianza, y brindando una oportunidad de discutir las propias expectativas del nuevo trabajador. Es la fase clave para que éste sea consciente de su importancia en la empresa.

7. Plan de formación.

La empresa debe desarrollar previamente un plan de formación del nuevo empleado. Se trata de una puesta al día con la situación de la compañía, así como una guía básica para facilitar el desarrollo de sus tareas.

Aunque pueden existir planes comunes para todas las nuevas incorporaciones, es importante que estos sean lo más adaptados y personalizados posible. Además, esta individualización determinará la eficiencia de estos, en cuanto a tiempo y recursos.

8. Pedir feedback o valoración del proceso de incorporación.

El proceso de incorporación supone una fuente de información importante para la empresa. A través de este se puede solicitar una valoración al nuevo empleado, útil para comprobar los puntos a mejorar.

Este análisis también puede contribuir para detectar oportunidades de mejorar la cultura de la empresa o las propias estrategias de actuación de la compañía.

El onboarding efectivo es fundamental para la retención de empleados y el éxito a largo plazo de una organización, ya que contribuye a que los nuevos miembros se sientan valorados y comprometidos desde el principio, lo que a su vez puede aumentar su productividad y satisfacción en el trabajo.